Checkliste für Organisatoren von Veranstaltungen

Ansprechpartner:

• allgemein & Finanzen an Kassenwartin
• Anrechnung Übungsleiter/ VFD-Ausbildungskurse/ Prüfungen an Sportwartin
• Rückfragen zu Anmeldungen/Teilnehmern/Anzahl/… an 2. Vorsitzende

1. Vorsitz Susanne von Gersdorff svongersdorff@vfd-bb.de

2. Vorsitz / Mitgliederverwaltung Judith Franke judith.franke@vfd-bb.de

Kassenwart Juliane Walter juliane.walter@vfd-bb.de

Sportwart Regina Porrmann regina.porrmann@vfd-bb.de

Jugendwart Beisitz Nicole Kayser nicole.kayser@vfd-bb.de

Ablauf:

1. Termine vereinbaren – mit Dozenten/ Hof/ Höfen / Prüfern/ Übungsleitern /VFD-Terminkalender

• mind. 12 Wochen vorher beginnen
• bei Wanderritten ca. ein halbes Jahr vorher
• Bis zu welchem Tag kann die Veranstaltung am Hof / beim Dozenten abgesagt werden => Anmeldefristen entsprechend gestalten

2. bei Anrechnungsstunden für Übungsleiter (ÜL) – rechtzeitig an Sportwartin schicken

(bei Teilnahme mit Pferd UE = 45 min von Veranstaltung, bei Teilnahme ohne Pferd = 1/2davon)

• muss mind. 8 Wochen vorher eingeschickt sein

3. Kalkulation (siehe Muster) & Ausschreibung (siehe Muster) erstellen

4. Kalkulation & Ausschreibung an Kassenwartin schicken

• muss mind. 6 Wochen vorher eingeschickt sein (müssen beide vom Vorstand freigeben lassen, dann wird das ggf. an André/online)
• muss mind. 4 Wochen vorher veröffentlicht sein

5. nach Freigabe: Begleittext Rundmail* + Ausschreibung an Mitgliederverwaltung schicken (→ Mailverteiler)

• auch mind. 4 Wochen vorher
• Wanderritte deutlich früher (Teilnehmer müssen Urlaub planen)

6. Anmeldungen: Übersicht über Teilnehmer & Bezahlung führt aktuell 2. Vorsitzende

7. Anmeldefristen beachten –> ev. Absage bei zu wenigen Teilnehmern (an Teilnehmer & an Geschäftsstelle)

8. ev. genauere Infos an die Teilnehmer (Packlisten….)

• ev. genauere Feinabstimmung mit Hof / Location / Ausschreibung

9. Durchführung + Referent unterschreibt die Vorlage (ÜL-Anrechnung), dann an die ÜL geben

10. Abrechnung Veranstaltung (siehe Muster) + Abrechnung Auslagen (siehe Muster) – an Kassenwartin schicken

*Inhalt des Begleittextes:

• Name der Veranstaltung / ggf. Referent
• für Rückfragen an eMailadresse des Organisators
• Ort & Datum der Veranstaltung (+ z.B. „5 km südlich von Berlin“)
• kurze, attraktive Beschreibung Inhalte, bei Ritten Streckenl.ngen
• Zielgruppe, .L-Anrechnung

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